Гайд по Notion для бизнеса: 10 шаблонов для СRM и управления проектами

Гайд по Notion для бизнеса: 10 шаблонов для СRM и управления проектами

Шаблоны из этой статьи можете использовать, как вам угодно: работайте по этой схеме или меняйте документы под себя. Гайд составлен на основе опыта компании Ratio, которая занимается веб-разработкой и уже два года работает только с удалёнными сотрудниками.

CRM

  • Чеклист для проверки лидов. Когда к нам приходит потенциальный клиент, первым делом мы оцениваем выгоду от сотрудничества с ним. Бывает, что проект интересный, но с нашими ставками исполнителей мы можем сделать его только себе в убыток. Таких клиентов мы отсеиваем с помощью чеклиста и передаём партнёрам. Наш менеджер проверяет проект по чеклисту. Если лид соответствует всем пунктам — это наш клиент.
  • База контактов. Список контактных лиц в компаниях, связанных с Ratio. Здесь мы храним ссылки на партнёров и заказчиков, а также делаем пометки — кто за что отвечает и как лучше общаться с конкретным человеком.
  • База контрагентов. Список всех компаний, которые с нами сотрудничают. Тегами помечаем, чем именно занимается компания и в каких она с нами отношениях (партнёр или заказчик). База связана со списком сотрудников и архивом проектов: если изменить состав команды или связанные проекты в любой из трёх таблиц, то в остальных эта информация тоже появится.
  • Коммерческое предложение. Шаблон документа, который мы показываем клиенту на созвоне до подписания договора. В основном там расписывается формат работы над проектом.

Управление проектами

  • База сотрудников. База — это как телефонная книга на стероидах. Помимо контактов мы просим сотрудников написать рассказ о себе. Очень помогает на удалёнке: после прочтения понимаешь, что с тобой работают живые люди, а не чат-боты. В управлении проектами база сотрудников нужна, чтобы отмечать ответственных в карточках.
  • Карточка проекта + Проекты . Главная информационная страница о проекте и архив проектов соответственно. Чтобы добавить новый проект, мы дублируем страницу-шаблон. У Notion есть функция создания шаблонов по кнопке, но мы обнаружили баг: внутри нашей карточки много вложенных документов, поэтому Notion выдаёт ошибку при создании страницы. При этом через Duplicate шаблон копируется нормально — странно, но мы подстроились. После копирования шаблона заполняем базовую информацию о проекте: даём название, назначаем ответственных, отмечаем компанию-заказчика и партнёров. Внутри шаблона более 20 чеклистов, которые сильно упрощают работу менеджерам, дизайнерам и разработчикам. Обратите внимание на вложенные страницы в верхней части шаблона. устаревшая информация о проекте отправляется в Архив, договорённости с клиентом фиксируются в Созвонах, а разработчики заполняют файлы Документация и Технический долг.
  • Бэклог. Канбан-доска, на которой видны основные этапы развития проекта. При копировании шаблона автоматически создаются типичные страницы, которые нужны практически каждому сайту.
  • Ретроспективы. После запуска проекта команда собирается на созвон и рефлексирует: что было хорошо, что не очень, на что обратить внимание в следующий раз. Результаты заносим в этот документ.
  • Список багов. Здесь тестировщики описывают баги, чтобы потом разрабы могли их исправить.

Информация была полезна для вас?

Расскажите пожалуйста что мы можем улучшить?

оцените контент и участвуйте в выборе трендов

Обзор Notion

Бизнес процессы, Клиенты & CRM, Личная продуктивность, Общение & Связь Notion объединяет в себе огромное количество инструментов. Заметки и списки дел, документы и таблицы, канбан-доски и базы знаний — здесь есть всё, с чем нам приходится иметь дело ежедневно.

Подробнее...