Методичка по переводу офиса на удаленную работу: пошаговый рецепт

Методичка по переводу офиса на удаленную работу: пошаговый рецепт

Мы решили написать статью, где максимально кратко изложить, что нужно сделать, чтобы успешно перевести людей на удаленку. Без долгих отступлений и лишней теории.

Задача

Представим, что у вас — офисная компания. Для коммуникаций вы используете живое общение и электронную почту. Вы хотите перевести своих сотрудников на домашний офис. То есть хотя бы на время стать распределенной компанией. И не потерять в эффективности.

Что вам для этого нужно сделать?

Подготовка ИТ-службы

1. Решаем вопросы с удаленным администрированием. Первое, что вы делаете, — даете приказ ИТ-службе установить на компьютеры сотрудников teamviewer/аналог + VPN. Смысл действия в том, что далеко не все сотрудники справятся с установкой и настройкой софта — им необходимо помогать, причем делать это удаленно.

2. Решите проблему с железом у сотрудников. Чаще всего это значит, что нужно купить всем сотрудникам гарнитуры (наушники + микрофон) и проверить их работоспособность.

3. Решите проблему с интернетом. Вторая проблемная точка связи после железа — плохой интернет и 99% таких случаев вне дома. Решить просто. Выпускайте приказ о необходимости выходить в интернет со стационарной домашней линии (в том числе через домашний Wi-Fi) и просто начинайте это контролировать. 

Подготовка софта

Два кита, на которых стоит удаленная работа, — это инструменты и психология. Удаленная работа в принципе стала возможна только с появлением определенных инструментов. Это в первую очередь технологическая история. Машина не поедет без двигателя, удаленная работа невозможна без минимального набора критичных элементов.

Обязательный софт

Успех удаленной работы критично зависит от наличия необходимого софта. ИТ-департамент должен проследить за тем, что у сотрудников есть доступ ко всем этим инструментам.

4. Чат для всей компании. Telegram подходит только для очень маленьких команд. Используйте Slack или Microsoft Teams. Для небольших команд подходит Discord (он хоть и создан для геймеров, но это и удобный чат и звонилка в одном флаконе).

5. Софт для видеозвонков. Под рукой у людей должно быть 2–3 альтернативных варианта. Zoom, Hangouts, Skype. Можно обходиться бесплатными версиями.

6. Календарь у каждого сотрудника. Все встречи сотрудники заносят в личный календарь. По возможности — заводим решение с календарем на всех (входит в Google Suite или Office 365).

7. Облако с документами или wiki. Никаких папок на личных устройствах сотрудников. Google Docs/Office 365/что угодно. На созвоне мы очень часто открываем какой-то документ и работаем в нем совместно. 

8. Почта. Занес в обязательные, но единственный ее смысл — контролировать доступы и не раздавать их на личные учетки. В остальном электронная почта при удаленной работе не используется.

Остальное — опциональный софт

Наиболее полезны таск-трекеры и рисовалки типа Miro или Figma. Но это для крутышей и опытных адептов.

Подготовка кадровой службы

9. Определяете список сотрудников для перевода на удаленную работу. Часть людей может остаться трудиться в офисе. Позаботьтесь, чтобы у них был доступ к тому же набору инструментов, что и у удаленщиков. В том числе — доступ к переговоркам.

10. Оформляете все документально. Здесь нужно смотреть на специфику вашей компании и требования регуляторов (этот аспект в статье затрагивать не буду — для России смотрите требования ТК РФ «Дистанционная работа»).

11. Заведите сотрудникам учетки во всех системах, заполните основную информацию.

12. Проводите обучение, знакомьте с принципами. По итогам обучения желательно провести тест на знание основ.

Принципы эффективной удаленной работы

Если инструменты — это половина успеха, то правильная работа с ними и соблюдение базовых принципов — вторая половина.

  • Удаленные сотрудники соблюдают часы присутствия на работе. Они должны быть едины по компании (минимум 6 часов пересечения). В рабочие часы сотрудники должны быть доступны.
  • Чат — основной клей в компании. Этот инструмент асинхронный — мы не требуем мгновенного ответа. Чат используется для решения простых вопросов, для фиксации договоренностей, для назначения встреч. В чате находятся все сотрудники компании.
  • Чат не используется для решения сложных вопросов. Основные лайфхаки: используйте конвенции наименования каналов, треды, эмодзи. Не решайте общие вопросы в личных сообщениях — используйте публичные каналы.
  • В чате используются только реальные имена, фамилии и аватарки с фото. Указаны телефоны и email для связи. Чат играет роль публичного справочника сотрудников.
  • Видеозвонок — основной способ решения всех вопросов. Он полностью эквивалентен встрече в реале. Если кто-то считает, что вопрос должен быть решен на звонке, то другие люди не должны требовать его решения в чате.
  • По умолчанию звонки проводятся не сразу после возникновения проблемы, а заносятся в календарь.
  • Все договоренности фиксируются письменно после видеозвонка прямо в чате.
  • Вы ставите регулярные встречи-видеозвонки со своей командой, отдельно — с ключевыми сотрудниками лично. В зависимости от темпа команды. Не реже раза в неделю. Иногда — каждый день. Эти встречи тоже заносятся в календарь.
  • Принципы организации рабочего места сотрудника. Это отдельная комната с хорошим каналом в интернет. Десктоп или ноутбук оснащен наушниками или гарнитурой. Работа с телефона допускается в исключительном случае.

Старт работы в режиме home office

Если все сделано, то в самом старте удаленной работы нет ничего сложного.

  • Чек-лист готовности от ИТ и кадровой службы.
  • Объявляете о дате готовности.
  • Все мероприятия, начиная с этой даты, заносятся в календари. Вместо обычных встреч проводятся видеоколлы.

Первое время у сотрудников будет много вопросов — заведите канал помощи в чате, организуйте FAQ-сессии по переходу на удаленку в виде видеоконференций с трансляцией на своих сотрудников.

Информация была полезна для вас?

Расскажите пожалуйста что мы можем улучшить?

оцените контент и участвуйте в выборе трендов

Обзор Figma

Дизайн & Креатив Приложение для дизайна сайтов и приложений. Удобна для совместной работы

Подробнее...


Обзор Google Docs

Хранение & Файлы Google Docs - это бесплатный онлайн-офис, разрабатываемый компанией Google

Подробнее...


Обзор Google Hangouts

Общение & Связь Google Hangouts — это программное обеспечение для мгновенного обмена сообщениями и видеоконференций, разработанное компанией Google

Подробнее...


Обзор Google Suite

Клиенты & CRM, Общение & Связь, Бизнес процессы, Хранение & Файлы G Suite - все инструменты для эффективной работы в одном пакете от Google

Подробнее...


Обзор Microsoft 365

Бизнес процессы Microsoft 365 – интегрированный набор технологий и сервисов Microsoft для создания современных и защищенных рабочих мест

Подробнее...


Обзор MIRO

Клиенты & CRM, Хранение & Файлы Онлайн доска и платформа для создания совместной работы и централизации коммуникации в вашей компании.

Подробнее...


Обзор Skype

Общение & Связь Сервис для онлайн-звонков, организации веб-конференций и обмена сообщениями

Подробнее...


Обзор Zoom

Общение & Связь Зум предлагает коммуникационное программное обеспечение, которое объединяет видеоконференции, онлайн-встречи, чат и мобильную совместную работу

Подробнее...