Как работать удалённо и сохранить продуктивность? Какие инструменты и технологии использовать? Изучаем опыт команды SkyEng.
Работаешь удаленно?
Может быть для тебя это впервые, но мы уверены, что тебе понравится! Давай поможем сориентироваться.
Мы расскажем как организовать свою работу, и не потерять в качестве, когда ты не привязан к офису, что поможет тебе поддерживать эффективность, как оставаться на связи с коллегами и находить друзей в компании. Своими лайфхаками поделятся сотрудники Skyeng, имеющие большой опыт в таком формате работы.
Что точно понадобится для работы в распределенных командах?
Компьютер
Да-да, этот товарищ станет твоим лучшим другом! Убедись, что на нем установлены все необходимые для работы программы, они «летают» и ты не рискуешь испытать разочарование, выполняя ответственное задание 🙂
А если появятся трудности — обратись к системному администратору или коллегам.
Стабильный интернет
Когда планируешь работать из дома, рекомендуем дополнительно убедиться, что со скоростью интернета все будет в порядке. Надежное подключение к интернету — самое-самое главное в нашей работе. Используй speed-test для проверки скорости.
Камера, наушники и микрофон
Эта троица — must have, чтобы не терять связь с командой. На любой встрече они обеспечат хорошее качество звука. Используй их все, чтобы общаться с человеком, а не с черным квадратом и избежать посторонних шумов.
Какие приложения и программы мы используем?
Видеозвонки
Мы созваниваемся по видеосвязи, когда нужно обсудить проект или прояснить задачу.
Для видеозвонков можно использовать одну из этих программ:
- Slack — здесь удобно общаться в каналах с командой, или с конкретным человеком. Все просто: нажимаешь на иконку пользователя и звонишь. При желании можно включить камеру. Звонки можно делать не только с компьютера, но и через мобильное приложение (на смартфоне или планшете).
- Zoom — этим инструментом мы пользуемся, когда организовываем встречи на 10–20 и больше человек.Организуешь конференцию с видео и кидаешь ссылку на нее всем участникам в чат или канал, где вы общаетесь. Не нужно добавлять каждого в звонок. Эта программа работает в браузере или через приложение, есть приложение на телефон.
- Skype — здесь можно добавить всех участников проекта в общий чат и регулярно созваниваться одним и тем же составом. Кстати, контакт в скайпе, советуем записывать в личную карточку в слаке. Это поможет коллегам быстро найти тебя.
- Google Hangouts Meet — используем для командных встреч.Удобно, что можно отправить ссылку-приглашение и присоединиться к видеовстрече прямо из мероприятия календаря.
Совместная работа над задачами и прогресс
- Trello — наш виртуальный офисВ нем можно составить план проекта, прописать задачи и отметить исполнителей. Легко увидеть прогресс, мгновенные обновления статуса и все соответствующие ресурсы, связанные с работой проекта или команды.
- Jira — для самых гибких команд.Показывает, на каком этапе находится проект, какие задачи нужно выполнить, кто за них отвечает. Еще можно отслеживать время на выполнение работы и составлять отчеты для анализа и оценки задач.
- Tableau — для визуализации данных.Мы любим все считать — это помогает нам анализировать результаты и делать продукты еще лучше. Для обработки информации и составления дашбордов с графиками, диаграммами, отчетами, мы используем Tableu.
- VPN-сервисы — помогут тебе из любой точки мира пользоваться всеми инструментами и получать доступы к нужным сайтам. Используй, чтобы получить доступ к заблокированным цензурой сайтам, безопасно подключиться к публичному Wi-Fi или защищать свою конфиденциальность
Документы и обмен информацией
- Google Docs — Это наш ключевой инструмент. Тексты, таблицы, презентации мы создаем в гугл-документах. Можно одновременно редактировать текст, комментировать его и общаться со всеми участниками процесса. Еще можно настраивать уровни доступа к документу. Мы не открываем доступ по ссылке, а выдаем его конкретным членам команды по их гугл адресам.
- Confluence — Подходит для описания стратегий, создания заметок о встрече или записи в блоге, которой хочется поделиться с вашей командой. Здесь мы храним документацию по проектам и руководства для сотрудников. Конфлюэнс помогает делиться идеями, создавать свое сообщество и работать в общем рабочем пространстве.
- Notion объединяет в себе разные инструментыЗаметки и списки дел, документы и таблицы, канбан-доски и базы знаний. Для навигации по записям есть боковая панель с древовидной структурой и быстрый поиск с подсказками. Ноушн доступен на любых платформах и работает как в приложениях, так и в браузере.
- Lightshot или Joxi — позволяют сделать принтскрин и сразу его отредактировать. После этого скрин можно отправить ссылкой. Пригодится, чтобы быстро отправлять команде информацию или сообщать об ошибках и нужных правках.
Как не уйти в работу с головой?
Не забывай, что ты работаешь из дома, а не живешь на работе! Мы знаем, как важно соблюдать баланс между работой и личной жизнью. А на удаленке это важно уметь делать мастерски!
Одна из самых удачных практик удаленной работы — установить четкий график, как это делают сотрудники в офисе. Определи (и сообщи команде) свои часы работы. Физически уходи на обеденные перерывы с рабочего места, возвращаясь к личным делам.
Советуем ежедневно наблюдать за своим балансом. Например, используй, вопросы из анкеты нашей команды.
Несколько советов для work and life balance
Переключайся
Проведи физические границы между рабочим и личным: организуй специальное рабочее место, приоденься, в перерывах уходи из рабочей зоны и не используй компьютер.
Распределяй силы
Рекомендуем понаблюдать за собой и работать тогда, когда чувствуешь подъем энергии.
Определи рабочие часы
Уточни у своего руководителя или команды, насколько гибким может быть твое рабочее время. Большинство из нас, работая 5/2, придерживаются этики оперативных ответов на сообщения с 11 до 16 (по Москве) — это время, когда мы синхронизируемся чаще всего и это удобно 🙂
Отдыхай
Работая дистанционно, ты находишься в тишине и можешь уйти в работу с головой. Делай перерывы в течение дня: погуляй на свежем воздухе, почитай книгу, позвони родным или покачай пресс в конце концов 🙂
Несколько советов для повышения эффективности
Цель
Если знаешь пункт назначения, идти будет гораздо проще и быстрее. Проясняй с руководителем ожидаемые результаты и сроки твоих проектов и задач на старте работы, а затем регулярно актуализируй их.
Прогресс
Рекомендуем смотреть, как продвигаешься по задачам. Наблюдать свое движение всегда очень приятно. И такой самостоятельный контроль поможет тебе вовремя попросить помощь или дополнительные ресурсы у команды.
Digital
Используй для планирования удобные для тебя и твоей команды инструменты. Вот наш топ инструментов: блокнот (без него никуда, даже в IT-компании), Google-календарь — чтобы не забывать про встречи, Asana — все задачи и проекты в одном месте, Trello — задачи и проекты в виде карточек на доске, Jira — основной инструмент в Product Development, Miro — пространство для любых записей и письменных размышлений, PipeDrive, и др.
Баланс
Планируй свой день с учетом своих особенностей и потребностей. Не забывай восстанавливаться, отдыхать и делать что-то приятное для себя.
Проверь, что у тебя есть все, чтобы насладиться удаленной работой
- Организовано рабочее место
- Следишь за новостями компании и остаешься в курсе ключевых событий
- Ты знаешь как поддерживать свою эффективность
- Умеешь соблюдать баланс между работой и личной жизнью
- Помнишь, что ты не один и всегда можешь найти друзей даже на расстоянии
- Участвуешь во встречах команды онлайн и поддерживаешь контакт
