Программное обеспечение для управления проектами позволяет легко планировать проекты, распределять задачи и поддерживать организованность команд, чтобы сроки и цели были соблюдены. Однако с таким количеством систем управления проектами, представленных сегодня на рынке, выбрать подходящий вариант для ваших нужд может быть непросто. Чтобы помочь вам, мы проанализировали десятки ведущих программ и выбрали лучшее программное обеспечение для управления проектами в 2023 году, основываясь на ценах, функциях, поддержке клиентов и многом другом.
Notion
ClickUp
MONDAY.COM
Asana
Airtable
Wrike
Jira
Лучшее программное обеспечение для управления проектами 2023 года
Notion: Лучший для создания контента
- Бесплатный тариф – для 1 пользователя
- Начальная стоимость – $8 за пользователя в месяц (при подключении годовой подписки)
- Интеграции – Slack, Zapier, Jira, Asana, Google Диск, IFTTT и другие
ClickUp: Лучший для команд, работающих в методологии Agile
- Бесплатный тариф – для одного пользователя
- Начальная стоимость – $5 за пользователя в месяц (при подключении годовой подписки)
- Интеграции – Slack, Microsoft Outlook, HubSpot, Salesforce, Timely, Google Диск и многое другое
Monday.com: Лучший для стартапов с ограниченным бюджетом
- Бесплатный тариф – до двух пользователей
- Начальная стоимость – 8$ за пользователя в месяц, оплачивается ежегодно (минимум три пользователя)
- Интеграции – Zoom, Google Docs, Salesforce, Slack и другие
Asana: Лучший для совместной работы
- Бесплатный тариф – до 15 пользователей
- Начальная стоимость – $10,99 за пользователя в месяц (при подключении годовой подписки)
- Интеграции – Google Диск, Microsoft Teams, Outlook, Slack, DocuSign и многое другое
Airtable: лучший выбор для компаний, ориентированных на работу с данными
- Бесплатный тариф – до 5 авторов или редакторов
- Начальная стоимость – $10 за пользователя в месяц (при подключении годовой подписки)
- Интеграции – Salesforce, Календарь Google, Facebook, Mailchimp, Slack и другие
Wrike: Лучший для работы с нейросетями
- Бесплатный тариф – для неограниченного количества пользователей
- Начальная стоимость – $9,80 за пользователя в месяц (при подключении годовой подписки)
- Интеграции – Google Диск, Slack, Salesforce, QuickBooks и многое другое
Jira: Лучший для команд, занимающихся разработкой продуктов
- Бесплатный тариф – до 10 пользователей
- Начальная стоимость – $7,75 за пользователя в месяц (ориентировочная стоимость)
- Интеграции – Slack, Zendesk, Outlook, Google Таблицы, GitHub и другие
Zoho Projects: Лучший для интеграций
- Бесплатный тариф – до 3 пользователей
- Начальная стоимость – $4 за пользователя в месяц (при подключении годовой подписки)
- Интеграции – Приложения Microsoft Teams, Slack, Dropbox, Zapier и Zoho
Smartsheet: Лучший для автоматизации рабочих процессов
- Бесплатный тариф – для 1 пользователя и 2 редакторов (на 30 дней)
- Начальная стоимость – $7 за пользователя в месяц (при подключении годовой подписки)
- Интеграции – Google Диск, Slack, Tableau, Miro, Zapier и другие
Teamwork: Лучший для поставщиков услуг, работающих с клиентами
- Бесплатный тариф – до 5 пользователей
- Начальная стоимость – $5,99 за пользователя в месяц, оплачивается ежегодно (минимум три пользователя)
- Интеграции – Dropbox, Google Диск, SharePoint, QuickBooks, Microsoft Project и другие
Что такое программное обеспечение для управления проектами?
Программное обеспечение для управления проектами – это цифровая платформа/инструмент, которую используют бизнесы или частные лица для планирования проектов, распределения и отслеживания ресурсов проекта, составления графиков и задач, назначения задач, отслеживания прогресса, сбора и внедрения знаний и идей, а также сотрудничества с членами команды для завершения проекта. Кроме того, он помогает компаниям оставаться организованными благодаря функциям хранения, поиска и организации документов.
Как выбрать лучшее программное обеспечение для управления проектами?
Чтобы выбрать программное обеспечение для управления проектами, рассмотрите стоимость и дополнительные платежи каждого из них, общие возможности и функциональные предложения, отчетность, возможности интеграции, необходимые функции и их количество, отзывы клиентов и поддержку. В этом разделе мы расскажем вам о том, как правильно подойти к оценке.
Основные функции программного обеспечения для управления проектами
Программное обеспечение для управления проектами имеет основные функции, которые необходимы для успешной реализации большинства проектов. Однако дополнительные или индивидуальные функции делают некоторые варианты программного обеспечения более подходящими для определенных проектов или компаний. Важно провести анализ, чтобы понять, какие функции могут сделать ваш проект более успешным, исходя из подхода вашей команды, типа бизнеса или типа проекта. К числу наиболее часто используемых инструментов и функций управления проектами относятся:
- Инструменты планирования бюджета: Инструменты планирования бюджета позволяют загрузить установленный бюджет, а затем отслеживать расходы и счета-фактуры, чтобы сравнить затраты на проект с запланированным бюджетом. Отслеживая эти данные, вы можете определить, на сколько вы отклоняетесь от запланированного бюджета. Инструменты финансового прогнозирования также помогут вам избежать превышения бюджета или, что еще хуже, остановки проекта из-за нехватки средств.
- Инструменты управления персоналом: Инструменты позволяют планировать, отслеживать и фиксировать этапы выполнения задач вашими сотрудниками. Это помогает выявлять пробелы в решении задач или когда некоторые члены команды перевыполняют план, рискуя выгоранием. А затем корректировать распределение задач, чтобы предотвратить возможные отклонения от плана.
- Функции управления задачами: Функции управления задачами включают автоматизацию (которая устраняет повторяющиеся задачи из списка дел). Примеры включают автоматизацию выставления счетов, выявление критических изменений проекта и управление рабочими процессами проекта. Другие инструменты управления задачами включают доски (для визуализации перемещения задач через все стадии до завершения), календари, временные шкалы, планирование, отслеживание задач и определение приоритетов задач.
- Функции управления рисками: Распространенные риски проекта включают превышение бюджета, получение результатов ниже ожидаемого или не завершение задач вовремя. Многие инструменты в программном обеспечении для управления проектами могут помочь вам вам сбалансировать конкурирующие требования, чтобы завершить проект в намеченные сроки, включая диаграммы критического пути, контрольные списки, инструменты планирования, разбивку затрат, отчеты об отклонениях в затратах и графики.
- Отчеты и диаграммы: Программное обеспечение для управления проектами предлагает цифровые диаграммы для планирования, отслеживания и корректировки временных рамок, бюджета и качества ваших проектов по мере необходимости. Например, канбан-диаграммы показывают задачи на доске временных рамок и их статус. Диаграммы Ганта также дают обзор временных рамок проекта с его фазами, задачами и результатами. Вы можете собирать или вводить данные в эти диаграммы для обновления в режиме реального времени.
- Мобильное приложение: Мобильные приложения помогают командам легко отслеживать, управлять и предоставлять результаты проекта из любого места, обеспечивая постоянную осведомленность всех участников, где бы они ни находились. Работа в реальном времени помогут им принимать разумные решения, чтобы проекты продвигались в соответствии с планом. Приложения также предлагают персонализированный контент, чтобы члены команды знали, какие задачи, действия и этапы они должны выполнять каждый день.
- Интеграции: Интеграции помогают повысить производительность программного обеспечения для управления проектами и приспособить его к вашим потребностям. Например, интеграции Slack и Google Drive позволяют участникам команды совместно работать внутри программного обеспечения над задачами. Stripe также позволяет вашей команде выставлять счета клиентам за выполненные работы. Многие программы для управления проектами предлагают сотни или даже тысячи вариантов интеграции.
- Инструменты работы с клиентами: Многие программные продукты для управления проектами предлагают различные функции для привлечения клиентов к выполнению проекта, информирования их о состоянии проекта и поддержания профессиональных отношений. Такие инструменты включают видеоконференц-связь, выставление счетов и возможность добавления клиентов в качестве пользователей в программное обеспечение для управления проектами при сохранении контроля над тем, что они могут и не могут видеть.
- Инструменты совместной работы: Многие платформы управления проектами предлагают инструменты, помогающие членам команды по выполнению проекта работать вместе, даже находясь в разных местах. Некоторые из них поставляются в виде интеграций, например, Slack. Другие, напротив, являются встроенными. Такие встроенные инструменты часто включают общие календари, групповые чаты, совместное использование документов, чат-форумы и командную электронную почту.
- Демонстрации и обратная связь команды: Программное обеспечение для управления проектами может иметь все необходимые функции, но если вашей команде не комфортно в них работать, то это может привести к недостаточной производительности при выполнении задач. По этой причине многие программы предлагают демо-версии, которые ваша команда может использовать для тестирования, и даже позволяют опробовать их на реальном проекте. После этого вы можете собрать отзывы команды, чтобы узнать, насколько программа подходит вашей команде и ее потребностям.
Легкость использования
Ищите инструменты и решения, которые помогут вашей команде удобно использовать программное обеспечение, несмотря на такие факторы, как незнание оптимальных методов работы или большое количество задач, которые необходимо выполнять ежедневно. Выбор подходящих функций для вашей организации и простота их использования зависит от многих факторов, включая техническую подкованность и размер вашей компании. Однако некоторые критерии удобства использования, обычно учитываемые малыми и средними компаниями, включают в себя:
- Шаблоны: Шаблоны программного обеспечения для управления проектами включают в себя лучшие методы управления проектами.
- Обучающие материалы и возможности: Базы знаний программного обеспечения позволяют руководителям проектов и членам команды узнать, как квалифицированно реализовать функции программного обеспечения на основе определений, видео и других материалов.
- Автоматизация: Автоматизация позволяет мгновенно и легко выполнять сложные задачи, избавляя человека от повторяющихся и часто утомительных действий. Меньшее количество взаимодействий делает участие программного обеспечения в управлении проектами легче управляемым.
- Мобильные приложения: Логистически мобильные приложения упрощают использование программного обеспечения, облегчая передачу необходимой информации другим членам команды, помогая им выполнять задачи вовремя.
Отчетность и аналитика
Отчетность в программном обеспечении для управления проектами помогает проследить за успешностью или необходимостью улучшений в ваших проектах по ключевым параметрам. Лучшие программы для управления проектами предлагают приборные панели, которые разбивают данные в виде графиков, таблиц и т.п., чтобы сделать получение информации из данных мгновенным и интуитивно понятным.
Определите сами типы ключевых показателей эффективности (KPI), а также типы отчетов, в которых вы сможете отслеживать эти показатели. Затем, при оценке рассматриваемого вами программного обеспечения, изучите его варианты отчетности и аналитики и панели инструментов, чтобы определить, есть ли то, что вам нужно.
Общие отчеты, которые могут быть полезны в программном обеспечении для управления проектами, включают отчеты о состоянии проекта, состоянии здоровья сотрудников, готовности команды, рисках, отклонениях и сроках. Общие KPI включают процент выполненных задач, возврат инвестиций (ROI), отклонения от графика, запланированные и фактические часы и запланированную стоимость проекта.
Затем оцените, будет ли это программное обеспечение продолжать соответствовать вашим потребностям, изучив, можно ли настраивать отчеты или панели инструментов для удовлетворения потребностей по мере их возникновения.
Отзывы клиентов
Отзывы клиентов дают реальное представление о том, как работает выбранное вами программное обеспечение. Найдите интересующее вас программное обеспечение на сайтах технических обзоров, ознакомьтесь с отзывами бывших и нынешних пользователей. Вероятнее всего, вы узнаете о сбоях программного обеспечения, скрытых затратах, не отмеченных на сайте сервиса, и о сравнении программного обеспечения с конкурентами.
Служба поддержки
Качественная клиентская поддержка гарантирует, что в случае сбоя в программном обеспечении весь ваш проект не будет сорван. Чтобы узнать больше о службе поддержки клиентов выбранного вами провайдера, прочтите отзывы бывших или действующих пользователей. Работа службы поддержки в идеале должно совпадать с рабочим временем в вашей компании или быть круглосуточной.
Учет размера бизнеса
Когда вы выбираете функционал, помните, что у стартапов гораздо меньше потребности в программном обеспечении для управления проектами, чем у крупных предприятий. Демо-версии могут помочь вам определить, какие инструменты полезны для размера вашей организации и какие будут создавать излишнюю нагроможденность.
Хотя необходимо учитывать, что при росте вашей компании, велика вероятность, что ваши потребности в функционале будут расти.
Тенденции управления проектами 2023 года
Значительные изменения происходят почти в каждой отрасли по мере развития технологий. Управление проектами не является исключением, и стили и стратегии управления как техническими, так и человеческими аспектами командных проектов адаптируются с учетом новой рабочей среды, возникшей после пандемии COVID-19.
Ниже мы описали тенденции управления проектами 2023 года, которые, как мы ожидаем, будут расти и в следующем году.
Продолжающийся переход к цифровой и удаленной работе
В наше время в мире полностью удаленные и гибридные варианты работы только набирают популярность. Переход на полностью удаленную работу во время пандемии еще раз продемонстрировал, что производительность и эффективность на рабочем месте можно сохранить, даже если большинство сотрудников работают из дома.
С точки зрения управления проектами у этого перехода есть свои плюсы и минусы. Работа в одном месте с другими членами команды способствует сплочению ее членов и общению между ними, которое может быть ограничено в виртуальном рабочем пространстве. Однако, несмотря на преимущества личного сотрудничества, удаленные сотрудники наслаждаются гибким характером работы из дома и сообщают о повышении удовлетворенности своей работой. Если бы у них был выбор, многие удаленные сотрудники предпочли бы остаться удаленными или частично удаленными, вместо того чтобы вернуться в офис на полный рабочий день.
Управление проектами и управление изменениями
В последние годы компании выдвигают все больше инициатив по изменению структур организаций. Руководители проектов учатся интегрировать требования этих инициатив по изменению в стратегии и планы управления проектами. Крайне важно создать гибкую методологию для интеграции инициатив по изменению с конкретными шагами и протоколами, которым может следовать ваша команда. Эти навыки будут актуальны в ближайшие годы, поскольку компании растут и соответствуют постоянно меняющимся стандартам рабочего места.
Гибридные подходы
Стратегии успеха проектов традиционно основывались на соблюдении единой методологии управления проектами . В последнее время все больше компаний объединяют несколько подходов к управлению проектами, стремясь повысить гибкость и создать стиль, адаптированный к потребностям отдельного проекта. Гибридные подходы также хорошо работают, когда сталкиваются с задачей интеграции ожиданий новых инициатив по изменению, представленных руководителями компании.
Усиление связи между проектами и стратегией
Руководителей проектов все чаще просят расширить объем и масштаб стратегий на растущих рабочих местах. Вместо того, чтобы просто сосредотачиваться на отдельных проектах изолированно, менеджеры проектов должны изучить, как отдельные проекты связаны друг с другом и как они работают вместе для достижения целей компании. Этот тип понимания может способствовать стратегическому использованию навыков менеджера проекта и помочь ему последовательно принимать решения, которые тесно связаны с видением компании.
Растущее распространение ИИ и автоматизации
Искусственный интеллект, автоматизация, машинное обучение, сбор и анализ данных быстро становятся важнейшими элементами стратегий управления проектами. По данным PwC, 77% высокоэффективных проектов используют программное обеспечение для управления проектами, чтобы упростить свою работу и достичь поставленных целей.
ИИ способен оценивать результаты и давать представление о сильных и слабых сторонах производительности, предоставлять организованные данные для принятия важных решений, прогнозировать результаты, оценивать сроки, анализировать риски и оптимизировать распределение ресурсов. Инструменты и программное обеспечение для управления проектами также могут автоматизировать трудоемкие административные задачи, обычно выполняемые менеджером проекта, что позволяет менеджеру проекта сосредоточить время и энергию на более важных или более тонких задачах.
Руководители проектов, которые найдут время, чтобы понять, как процессы ИИ и автоматизации в их организации могут дополнить их роль, будут хорошо подготовлены к тому, чтобы воспользоваться преимуществами этого ресурса.
